Puisque le télétravail est fortement recommandé en ces temps de pandémie, autant le mettre en place de façon optimale !
Outre l’absentéisme, enjeu majeur des entreprises, qui augmente avec les cas positifs ou suspects de Covid-19, avec la montée en puissance du télétravail, de nouveaux fléaux font leur apparition et nuisent à l’activité de votre entreprise.
Perte d’engagement, dégradation de la santé physique et mentale, baisse de performance et fuite des talents… tels peuvent être les impacts négatifs du télétravail.
Politiques de télétravail responsables ou comment maitriser votre absentéisme :
En effet, c’est un vrai challenge d’assurer la santé des équipes face au covid-19 grâce au télétravail, tout en maintenant le lien, en créant un environnement favorable à l’épanouissement professionnel et personnel du salarié et donc à sa santé physique et mentale.
C’est pourquoi, nous avons décidé, de rédiger plusieurs articles pour centraliser les informations que nous avons à ce sujet, partager les bonnes pratiques, vous donner notre avis quant à la mise en place du télétravail dans vos structures …
Le succès dépend de la préparation !
Après une introduction sur le sujet (suivez ce lien pour retrouver notre article), on poursuit donc notre série par quelques conseils sur le travail préalable à la mise en place d’une politique de télétravail.
Introduire la culture du télétravail, a fortiori quand elle est complètement inconnue, n’est pas aisé.
Si le projet est impulsé par la Direction, il est important d’embarquer toutes les parties de l’entreprise : salariés, managers, IRP…
Ce nouveau mode de travail, cette nouvelle culture du télétravail doit être partagée, comprise, acceptée par tous. Elle doit prendre vie et être déclinée de façon opérationnelle dans le quotidien des équipes.
Pour ce faire, en tant que directeur, directrice, fonction RH… plusieurs actions à réaliser :
N°1 : Je mène l’enquête. Sous forme de sondage (Google forms, Survey Monkey,…), demandez à vos collaborateurs leurs :
- idées
- craintes
- besoins
- etc.
Cela vous permettra d’identifier les contraintes personnelles (enfants à charge, manque de matériel,…), de faciliter l’acceptation de ce nouveau mode de travail quand leurs idées peuvent être retenues, d’entendre et de traiter leurs peurs.
N°2 : Co-construisez avec vos équipes une « Charte du télétravail »
- Définir les principes généraux et la place du télétravail dans notre entreprise
- Fixer les grandes règles à respecter pour cette nouvelle forme d’organisation du travail
- Annexer un guide des « bonnes pratiques » du temps de travail
Ces « commandements » ont pour but de guider les collaborateurs. Chaque règle doit être suffisamment claire et pragmatique pour pouvoir être simplement appliquée et ainsi mettre en place le télétravail. La Charte se base, d’une part, sur la matière recueillie lors de votre enquête, mais également sur des ateliers de travail. Des représentants de toutes les parties de l’entreprise sont conviés à chaque session. Différents thèmes sont abordés et déclinés selon les métiers, les équipes, les individus…. Voici quelques idées :
- rythme, fréquence et horaires de travail effectué par un salarié
- l’environnement de travail à la maison
- l’information et la communication, la vie d’équipe à distance
- prises en charge et responsabilités
- évolution des rôles/missions : les fonctions de l’entreprise, managers, salariés, référents télétravail…
- flexibilité accordée
- etc.
Medicat Partner peut vous accompagner dans la définition des thématiques, l’organisation et l’animation des ateliers de travail, contactez-nous pour en savoir plus !
Focus sur le guide pratique : Un guide annexe peut compléter la Charte du télétravail. Il décrit les modalités d’application. Il illustre précisément les règles, donne des exemples de « bonnes pratiques », des conseils, le déroulé d’une journée-type du salarié en télétravail, etc. (Nous y reviendrons plus précisément dans un prochain article)
N°3 : Donnez les moyens à vos salariés de télé-travailler
Les règles qui définissent le télétravail dans votre structure sont essentielles.
Le matériel, les ressources et les conditions qui constituent l’environnement de télétravail aussi et cela passe par :
- la sensibilisation au télétravail. Cette sensibilisation s’exerce notamment par les ateliers de co-construction de la Charte mis en place évoqués plus tôt. Néanmoins, recontextualiser et restituer le fruit de ces ateliers, présenter la Charte, parcourir le guide pratique, aborder des sujets sensibles tels que la frontière vie pro / vie perso, le droit à la déconnexion… permet à chacun de s’approprier davantage ce nouveau mode de travail.
- La fourniture et la formation aux nouvelles technologies de l’information, nouveaux outils et matériels : outils de communication, de travail collaboratifs, d’accès à distance aux documents dématérialisés, etc.
- L’accès à un environnement de travail sain à la maison : s’assurer que les collaborateurs peuvent travailler dans des conditions décentes, en rapport avec leur charge de travail. Avoir une pièce « au calme », une table et une chaise confortables n’est malheureusement pas donné à tout le monde. Pour la mise en oeuvre d’une culture du télétravail efficace et pérenne, il est dans l’intérêt de l’employeur de permettre aux équipes de télé-travailler dans un environnement favorable au bien-être et donc à la performance.
En suivant ces trois règles, vous vous assurez de bien préparer votre politique de télétravail. Medicat Partner peut vous accompagner dans cette démarche, contactez-nous !
Dans un prochain article, nous aborderons la manière dont il est possible de se rapprocher au maximum des conditions de travail en présentiel quand on pratique le télétravail : réunions, points informels individuels, pause-café virtuelle, quel outil pour quelle communication,….
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Caroline Noailly Laporte, Directrice et toute l’équipe Medicat Partner.
A votre service,
