Comme nous le disions précédemment, puisque le travail à distance est fortement recommandé en ces temps de pandémie, autant le mettre en place de façon optimale sans attendre une nouvelle période confinement !
Outre le taux d’absentéisme, enjeu majeur des entreprises, qui augmente avec les cas positifs ou suspects de Covid-19, avec la montée en puissance du travail à distance, de nouveaux fléaux font leur apparition avec ces nouvelles conditions de travail et nuisent à l’activité de votre entreprise.
Perte d’engagement et de la notion du collectif, dégradation de la santé physique et mentale, baisse de performance et la fuite des talents… tels peuvent être les impacts négatifs du télétravail.
Politiques de travail à distance responsables ou comment maitriser votre absentéisme :
En effet, c’est un vrai challenge d’assurer la santé des équipes face au covid-19 grâce au télétravail, tout en maintenant le lien avec vos salariés en télétravail, en créant un environnement favorable à l’épanouissement professionnel et personnel du salarié et donc à sa santé physique et mentale.
C’est pourquoi, nous avons décidé, de rédiger plusieurs articles pour centraliser les informations que nous avons au sujet de la mise en place du télétravail, partager les bonnes pratiques, vous donner notre avis quant à la mise en oeuvre du télétravail dans vos structures, même quand lieu et espace de travail ne sont plus partagés… et ainsi répondre aux exigences du ministère du Travail de recourir au télétravail à nouveau.
Travail à distance, comment se rapprocher des conditions de travail du présentiel ?
Aujourd’hui, nous vous donnons quelques idées vous permettant de garder le lien avec vos équipes, de proposer des formats de réunions efficaces et d’utiliser les outils adéquats !
Medicat Partner peut vous conseiller sur les réunions à mettre en place et les outils à utiliser, contactez-nous pour en savoir plus !
L’importance de la relation individuelle avec chaque membre de l’équipe en travail à distance
Si cette relation, que nous entretenons avec chaque membre de notre équipe, est importante en temps normal en présentiel, elle l’est encore plus en cette période anxiogène, en télétravail.
En effet, il est important de maintenir un lien, une communication individuelle avec chacun d’entre eux, malgré la distance.
Ces échanges privilégiés vous permettront, d’une part, de valider avec eux leur(s) mission(s) et les attendus qui peuvent avoir évolués avec le contexte ; d’autre part, de connaître leur état d’esprit, d’identifier certaines inquiétudes vis-à-vis de l’avenir ou les problématiques qu’ils peuvent rencontrer dans le quotidien…et ainsi les traiter.
Notre avis : Planifiez des visio-conférences (quotidiennes ou hebdomadaires) avec tous vos N-1 lors desquels vous abordez
– La « TO DO LIST » de la période (journée, semaine, … selon la fréquence choisie et vos habitudes de travail) : livrable attendu, délai, finalité
– Et demandez-leur simplement comment ils vont, quelle est leur actualité
– Voici, quelques propositions d’outils de visio-conférences ! Skype, ZOOM, Teams, Whereby
Communiquez avec votre équipe en télétravail : réunion de travail, certes, mais pensez aussi aux temps informels qui sont essentiels !
La communication est altérée par la distance et souvent moins fluide.
Outre les réunions ou ateliers de travail lors desquels sont abordés des sujets bien précis, il est important, selon nous, d’organiser d’autres temps d’échange de l’équipe :
N°1 Méthodo méthodo !
Des réunions visant à améliorer les méthodes de travail. Faire un bilan de la période passée (événements notables, difficultés, réussites, bonnes pratiques) et envisager ce qui peut être fait pour la période à venir.
Notre avis : Pour des réunions efficaces, nous vous recommandons …
– des réunions hebdomadaires et courtes !
– si possible en visio
– vous pouvez vous appuyer sur la méthode du « Scrum meeting » (nous avons partagé un article intéressant à ce sujet, par ici !)
N°2 Le mot du manager
Des réunions lors desquelles vous donnez de l’information : bilan de la période passée, actualité, événements à venir, et faites passer des messages : rappel des objectifs actuels, félicitations, motivation collective. Elles ont l’avantage de donner l’information en même temps à tout le monde.
Notre avis : Pour ce genre de réunions …
– un rythme mensuel et un ordre du jour récurrent sont préférables
– par visio si possible (c’est toujours mieux de se voir ! ).
N°3 Coffee break ?
Enfin, les pauses cafés virtuelles !
Ces moments informels sont bénéfiques à plusieurs niveaux : d’une part, car ils permettent aux collaborateurs, lors d’un moment de détente, de parler d’eux, de créer, d’entretenir leurs relations sociales, mais aussi car ils sont sources d’informations, de prise de recul, bref, vous l’avez compris, il ne faut pas les négliger en cas de télétravail !
Notre avis : Réservez, tous les jours, deux créneaux, matin et soir, de quelques minutes et invitez les membres de votre équipe à échanger de façon informelle !
– par messagerie (Slack, Azendoo, Fleep, Typetalk, Jostle, Microsoft Teams) ou par visio
– 15 minutes matin et après-midi.
Et, pour finir, les outils de travail à distance :
Comme nous le disions dans notre précédent article (le succès d’une politique de télétravail dépend de sa préparation !), prendre en charge et fournir à vos équipes les moyens et les outils d’effectuer leur travail à distance est primordial. Et les former dessus, c’est encore mieux !
On pense notamment aux outils de communication, de collaboration… mais il y en a d’autres dont nous vous parlons ci-après :
1) je partage un planning à jour de toutes les réunions que nous venons d’évoquer, y compris les pauses cafés virtuelles !
2) outils de visio-conférences : Skype, ZOOM, Teams, Whereby
3) outils de messagerie interne : Slack, Azendoo, Fleep, Typetalk, Jostle, Microsoft Teams, Whatsapp
4) outils de travail collaboratif, de gestion de projet et de stockage : Google Drive, Trello, Asana, DropBox, OneDrive
5) application de suppression du bruit pendant les appels téléphoniques et visio: Krisp
Alors, tous à vos plannings pour organiser vos échanges avec vos équipes ! Ne l’oublions pas, les relations sociales en entreprise constituent un puissant levier de motivation et de performance !
Dans un prochain article, nous reviendrons sur quel outil de communication, il convient d’utiliser en fonction du message à faire passer.
